Gestión del conocimiento

Este recurso está orientado a docentes, describe un curso de gestión del conocimiento.

Objetivo general

Trabajar las maneras en que una buena gestión del conocimiento puede ayudar a que una organización sea más eficiente y sustentable.

Objetivos específicos

• Entender el potencial de una mejor gestión del conocimiento
• Incorporar buenas prácticas de documentación y gestión del conocimiento
• Introducir algunas herramientas para documentar, sus ventajas y desventajas
• Explorar el potencial y los límites de la colaboración en línea para la documentación y gestión del conocimiento

Primera parte - Documentos

Recepción (20 minutos)

Saludar, tomar lista y esperar a los rezagados.

Juego de preguntas y respuestas (20 minutos)

• Objetivo: Romper el hielo y reflexionar sobre el acceso al conocimiento.
• Materiales: Tarjetas con preguntas y respuestas de ciencia.
• Dinámica: Pasan al frente tres participantes y los demás van leyendo preguntas sobre temas científicos. Uno de los participantes tiene que responder solo desde su conocimiento, otro puede consultar con los demás participantes y el tercero puede consultar en Google.
• Reflexión: ¿Quién ganó y por qué? ¿Quién creen que hubiera ganado si hubieran tenido una hora para responder a cada pregunta y por qué? Diferencia entre cantidad de conocimiento accesible y velocidad de acceso al conocimiento

Conversación sobre gestión del conocimiento (20 minutos)

• Objetivos:
  • Conocer a los participantes y que se conozcan
  • Intercambiar ideas previas sobre el tema
• Dinámica: Cada participante se presenta, cuenta dónde trabaja y opina sobre la gestión del conocimiento dentro de su organización. Si alguno no sabe qué decir, se pueden usar las preguntas disparadoras como motivación. El último es el docente.
• Preguntas disparadoras y algunas respuestas:
  • ¿Cuál sería el potencial de una mejor gestión del conocimiento dentro de tu organización?
    • Mayor eficiencia organizacional
    • Mayor sustentabilidad: de la mente al documento, volvernos prescindibles
    • Transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear
    • Maximizar el impacto de nuestro trabajo
    • Potencial desconocido: no sabemos lo que no sabemos
  • ¿Cómo se podría mejorar la gestión del conocimiento dentro de tu organización?
    • Digitalizar, publicar, abrir, compartir
    • Transferir vs compartir
    • El conocimiento no se divide: se copia o multiplica, al igual que los bits
    • Internet, Web, Nube
    • Sistemas de Gestión del Conocimiento (Knowledge Management Systems)
    • Comunidades de práctica
    • Adoptando buenas prácticas de documentación
  • ¿Cuáles son los desafíos que nos enfrentan?
    • Jefes
    • Colegas
    • Leyes, o falta de ellas
  • ¿Cómo los podemos superar o minimizar?
    • Pedir perdón, no permiso
    • Que no se pueda hacer todo no implica que no se pueda hacer nada

Internet, Web y Nube (20 minutos)

• Diferencia entre la Internet (red de computadoras) y la Web (red de documentos)
• El concepto de centralidad aplicado a la Web (PageRank) y sus implicaciones para maximizar el impacto de nuestros documentos
• Computación en la nube, ejemplos, ventajas y desventajas

Creación de documentos (20 minutos)

Cada participante redacta un documento sobre su organización, área o proyecto actual.

Se puede utilizar software wiki o algún otro con control de cambios (por ejemplo Google Docs o Microsoft Word), pero todos deben utilizar el mismo software y tener acceso a los documentos de los demás, ya que luego van a intercambiar documentos.

Buenas prácticas de documentación (20 minutos)

• Estructura
  • Las personas no leen de manera lineal, sino que escanean los documentos
  • La importancia del marcado correcto: accesibilidad (lectores de pantalla) e interoperabilidad (scraping, spiders y web semántica)
  • Reconocer la estructura del contenido (lista, tabla, árbol, flujo complejo, red) y utilizar los elementos adecuados para representarlo
  • Utilizar títulos y subtítulos, listas y sublistas, pero no anidar más
• Estilo
  • Respetar las convenciones
  • Escribir pensando en el usuario
  • Empezar por lo más importante, siempre
  • Agrupar contenido relacionado por párrafo
  • Lo bueno, si breve, dos veces bueno
  • Lenguaje simple (KISS), claro, accesible e inclusivo (preferir palabras de género neutro)
  • Los documentos digitales no son papel (utilizar enlaces, imágenes, videos, etc.)
  • Maximizar el alcance del documento: escribir con la mayor generalidad posible, explicitar supuestos, evitar ejemplos demasiado locales o actuales, preferir fechas a expresiones como «este año», etc.
• Enlaces
  • Crucial para los buscadores
  • Enlazar palabras con contenido en vez de palabras como «click aquí», «ir», etc.
  • Reducen el mantenimiento
  • Evitan inconsistencias
  • Abrevian el texto, dejando lo importante o esencial a la vista y el resto detrás del enlace
• Licencias: Copyright, Copyleft, Creative Commons, Atribución, etc.
• Buscar feedback de los usuarios
• Iteración y mejora continua

Mejora de documentos (20 minutos)

Los participantes revisan y mejoran sus documentos en base a las buenas prácticas expuestas.

Juego del dilema del prisionero (20 minutos)

Juegos del dilema del prisionero

Intercambio de documentos (20 minutos)

Los participantes intercambian sus documentos y realizan mejoras sobre los mismos. Luego intercambian con alguien mas, y luego una tercera vez si el tiempo lo permite. Luego, cada participante abre su documento inicial y mira los cambios.

Conversación sobre colaboración (20 minutos)

• ¿Creen que sus documentos están mejor que antes?
• ¿Cuáles son las ventajas de la documentación colaborativa?
  • Se puede llegar más lejos
  • Revisión por pares: cuatro ojos ven mejor que dos
  • Mejoras «automáticas»
  • Sustentabilidad: continuidad cuando no estemos
  • Evita la duplicación de trabajo
  • Iteración y generalización
• ¿Cuáles son los requisitos para una colaboración efectiva?
  • Interés u objetivo común
  • Claridad sobre lo que es de cada uno y lo que es compartido
  • Comunicación
  • Manual de estilo
  • Requisitos técnicos: control de cambios, sistema de permisos, resúmenes de edición, centralización
• ¿Cuáles son algunos miedos y mitos en torno a la colaboración?
  • Errores
  • Vandalismo
• ¿Cuándo no colaborar?
  • Información firmada
  • Causas malvadas

Segunda parte - Datos

Recepción (20 minutos)

Saludar, tomar lista y esperar a los rezagados.

Formularios (20 minutos)

• Ventajas por sobre formularios de papel y PDFs
• Conexión entre formularios, planillas, gráficos, automatización de tareas y APIs
• Soluciones comerciales: Google Forms, Zoho Forms, Form IO, etc.
• Demostración de creación de un formulario simple

Creación de formularios (40 minutos)

Los participantes se juntan de a pares e ingresan a la misma cuenta de Google provista por el docente. Cada pareja crea un formulario de inscripción a un evento ficticio y enlaza su formulario a una planilla. Por último, cada pareja abre y completa el formulario de otras dos parejas.

Modificación de formularios (20 minutos)

• Cada pareja borra un campo a su formulario
• Cada pareja agrega un campo a su formulario
• Cada pareja cambia un campo a otro tipo de campo (de fecha a URL, por ejemplo)
• Cada pareja desvincula su formulario y lo revincula a la misma planilla (para que se vincule a otra hoja dentro de la misma planilla)
• Cada pareja borra una fila de datos de su planilla
• Cada pareja agrega una fila de datos de su planilla

Normalización de datos (20 minutos)

• ¿Qué es la normalización y por qué importa tanto?
• Normalización en el formulario
• Normalización en la planilla

Reutilización de datos (20 minutos)

• No te repitas
• Data validation
• VLOOKUP
• IMPORTRANGE
• IMPORTHTML
• IMPORTDATA

Automatización de tareas (20 minutos)

• Posibilidades y ventajas de la automatización de tareas
• Soluciones comerciales: Zapier, IFTTT, etc.
• Demostración de una automatización simple
• Conversación sobre las posibilidades que se les ocurran

Recursos

• Ventajas del aprendizaje colaborativo
• Infografía de accesibilidad web
• Gestión del conocimiento - Artículo en Wikipedia
• Wikipedia:Qué es un artículo destacado - Criterios de evaluación de artículos en Wikipedia
• La Segunda Generación de la Gestión del Conocimiento (2008)
• La gestión del conocimiento: una nueva perspectiva en la gerencia de las organizaciones (2001)
• Ley de Simplificación y Desburocratización
• The Wiki Way - Primer libro sobre wikis por el creador del primer software wiki
• Decálogo Tecnológico de la ONTI
• Imágenes y vídeos sobre gestión del conocimiento en Commons
• Wikipedia Matters - Artículo sobre el impacto de Wikipedia en el turismo
• How to Use Wikipedia as a Teaching Tool
• F-Shaped Pattern of Reading on the Web - Datos sobre cómo leen los usuarios y recomendaciones para optimizar

Bibliografía adicional

• King, William. «Knowledge Management and Organizational Learning» (en inglés). 
• Girard & Girard. «Defining knowledge management: Toward an applied compendium» (en inglés). 
• Fuentes, Adrián (2009). «La gestión del conocimiento en las relaciones académico-empresariales».